Häufige Fragen

... und kurze Antworten zur schnellen Orientierung beim Thema Verfahrensdokumentation

Wo steht, dass Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellen müssen?

Im BMF-Schreiben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Dort steht unter der Überschrift „Verfahrensdokumentation“:

„Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht (...), muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.“

Warum fordert die Finanzverwaltung von den Unternehmen eine Verfahrensdokumentation?

Früher, als alle steuerlich relevanten Daten auf Papier ins Unternehmen kamen und das Unternehmen verließen, ließen sich die Verfahren der Buchführung und der Aufbewahrung von Belegen mit wenigen Worten beschreiben. Rechnungen kamen per Briefpost, bekamen einen Eingangsstempel, wurden überprüft und zur Zahlung freigegeben, ein Überweisungsträger wurde ausgefüllt, die Rechnungen wurden in einem Ordner abgeheftet. Ein Betriebsprüfer konnte davon ausgehen, dass In allen Unternehmen so verfahren wird. Nachdem ihm alle Ordner mit Belegen und die Buchführungskonten vorgelegt wurden, konnte er seine Prüfung durchführen. Eine Dokumentation der Verfahren war nicht nötig.

Heute, wo steuerlich relevante Daten immer häufiger elektronisch in das Unternehmen kommen, dort entstehen und das Unternehmen verlassen, können sich die Verfahren von Unternehmen zu Unternehmen gravierend unterscheiden. Und mit wenigen Worten lassen sich IT-gestützte Buchführungs- und Aufbewahrungsverfahren auch nicht mehr beschreiben. Praktisch alle Unternehmen, auch die ganz kleinen, setzen mehrere IT-Systeme ein, in denen steuerlich relevante Daten vorkommen: Fakturierprogramm, Buchführung, E-Mail, Reisekosten, Fahrtenbuch, Kassenbuch etc. Die Digitalisierung ist nicht nur hier sehr dynamisch.

Da Betriebsprüfungen für zurückliegende Geschäftsjahre stattfinden, ist es kaum möglich, sich präzise fünf oder mehr Jahre zurückzuerinnern: Hatten wir damals schon das neue Fakturierprogramm oder noch das alte? Haben  wir damals die Belege mit dem Steuerberater noch per Pendelordner ausgetauscht oder schon elektronisch? Haben wir damals schon ersetzend gescannt? Ohne zeitnahe Dokumentation können diese Fragen nicht beantwortet werden.

Die zunehmende Komplexität und Dynamik digitaler Geschäftsprozesse ist der Grund für die Finanzverwaltung, von den Unternehmen eine Verfahrensdokumentation zu fordern.

Die Forderung ist nicht neu, sie wird seit 1995 explizit erhoben. Erstmals in den GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme), 2001 erneuert in den GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und zuletzt 2014 abermals betont in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Wer benötigt eine Verfahrensdokumentation?

Streng genommen jedes Unternehmen, selbst wenn es noch so klein ist. Kein Unternehmen kommt in seinen Geschäftsprozessen heute ohne DV-Systeme aus: Rechnungen werden als PDF-Dateien per E-Mail empfangen oder verschickt, der Steuerberater erstellt die Buchführung mit Buchführungssoftware. Programme zur Kassenführung und für Reisekosten sind im Einsatz.

In den GoBD (Randziffer 155) heißt es zwar: „Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.“ Doch bereits eine kleine Lücke in der Erinnerung – der Betriebsprüfer interessiert sich für die Gegebenheiten während deutlich zurückliegender Jahre! – genügt, damit diese Vereinfachungsregelung nicht mehr greift.

Warum tut man sich mit dem Thema Verfahrensdokumentation so schwer?

Die Finanzverwaltung fordert zwar von den Unternehmen eine Verfahrensdokumentation, definiert den Begriff „Verfahrensdokumentation“ aber nur sehr grob. Viel zu grob, als dass sich daraus eine einfache Umsetzung ableiten ließe. Was setzt die Finanzverwaltung voraus? Herrscht aufgrund der Nichtregelung eine starke Willkür? Fragen über Fragen. Auch der einzelne Betriebsprüfer weiß meist keine Antworten. Er hat allerdings gegenüber dem geprüften Unternehmen eine äußerst komfortable Argumentationsposition, denn er darf entscheiden, ob „die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt“ ist. Dem Unternehmer und seinem Berater bleibt dann oft nur die Möglichkeit, das gerichtlich nachprüfen zu lassen.

Hilfreich wären Beispiele von Verfahrensdokumentationen, die die Zustimmung der Finanzverwaltung (nicht eines individuellen Betriebsprüfers!) haben. Doch die gibt es nicht.

Als Plattform für die dringend nötige Präzisierung des Begriffs „Verfahrensdokumentation“ bietet sich die Verfahrensdokumentation-Community an.

Wo findet man Beispiele für eine Verfahrensdokumentation?

Leider nirgends. Die Mühe, den Unternehmen etwas Greifbares an die Hand zu geben, hat sich die Finanzverwaltung nicht gemacht.

Nur ein Dokument zu veröffentlichen, würde als Beispiel für eine Verfahrensdokumentation nicht genügen. Denn in den GoBD (Randziffer 154) heißt es: „Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht.“

Was muss in einer Verfahrensdokumentation stehen?

Dazu geben die GoBD nur grobe Anhaltspunkte:

  • Es muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.
  • Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.
  • Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.
  • Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.
Wie umfangreich muss eine Verfahrensdokumentation sein?

In Seitenzahlen lässt sich dies nicht angeben. Dadurch, dass externe Dokumente als mitgeltende Unterlagen aus der Verfahrensdokumentation heraus referenziert werden können (beispielsweise technische Systemdokumentationen, Benutzerhandbücher, Organigramme), können in der Summe schnell größere Textmengen zusammenkommen, auch wenn das Kerndokument einen geringeren Umfang hat. Wichtig ist, dass die Inhalte, die dokumentiert werden sollen, alle abgedeckt sind.

Welche Konsequenzen hat es, wenn keine Verfahrensdokumentation vorhanden ist?

Das lässt sich allgemein nicht beantworten.

„Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.“ führen die GoBD aus (Randziffer 155).

Liegt diese Voraussetzung im konkreten Fall vor? Das kann zwischen Unternehmen und Betriebsprüfer schnell strittig sein.

Manche Betriebsprüfer interessieren sich überhaupt nicht für eine Verfahrensdokumentation. Darauf zu spekulieren, dass dies bei der nächsten Prüfung so sein wird, ist riskant und kann nicht empfohlen werden.

Bemängelt ein Betriebsprüfer das Fehlen einer Verfahrensdokumentation, dann ist eine breite Palette von Konsequenzen möglich, vom erhobenen Zeigefinger bis zum Verwerfen der Buchführung. Mit der Tendenz zu immer schärferen Maßnahmen und Sanktionen seitens des Fiskus.

Am riskantesten ist das Fehlen einer Verfahrensdokumentation bei bargeldintensiven Unternehmen. Da kann es schnell zum Verwerfen der Buchführung und zu Zuschätzungen in Existenz gefährdender Höhe kommen, selbst dann, wenn eine Verfahrensdokumentation existiert, diese aber Mängel hat.

Dennoch ist es immer besser, eine kleine Verfahrensdokumentation zu haben als keine. Denn dann muss der Betriebsprüfer immer inhaltlich argumentieren, wenn er an der Verfahrensdokumentation etwas bemängeln will, und kann sich nicht auf einen formellen Mangel zurückziehen, der bei dem Fehlen einer Verfahrensdokumentation vorliegt.

Wie geht man die Erstellung einer Verfahrensdokumentation an?

Irgendetwas für die Verfahrensdokumentation Brauchbares gibt es in jedem Unternehmen. Man muss es nur identifizieren und zusammentragen.

Ein Vorgehen könnte sich dann an der Beantwortung der folgenden Fragen orientieren:

  • Welche IT-gestützten Verfahren mit steuerlich relevanten elektronischen Daten und Dokumenten gibt es im Unternehmen?
  • Welche Systeme kommen dabei zum Einsatz?
  • Welche Dokumentationen zu diesen Systemen und deren Anwendung existieren?
  • Können die Fragen, die der Betriebsprüfer vor einer Prüfung stellt, alle beantwortet werden (siehe Fragebogen Betriebsprüfer)?

Das vorgefundene Dokumentationsmaterial wird zusammengestellt, um die Antworten auf die noch offenen Punkte ergänzt, ein Deckblatt mit „Verfahrensdokumentation“ davor gepackt und der Grundstein für die Verfahrensdokumentation ist gelegt. Dieser muss nun nach Bedarf weiter verfeinert und ergänzt werden.

Gibt es Hilfsmittel zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation?

Es gibt inzwischen eine ganze Reihe von Hilfsmitteln, von der schnell auszufüllenden PDF-Vorlage für kleine Unternehmen bis hin zum umfangreichen System, das den Dokumentationsanforderungen auch größerer Unternehmen gerecht wird.

Wer kann bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation helfen?

Insbesondere Steuerberater, IT-Berater und Unternehmensberater, je nachdem ob eher steuerliche oder technische externe Kompetenzen benötigt werden.

Welche Rolle spielt der Steuerberater bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation?

Eine sehr wichtige bei den meisten Unternehmen. Alle Unternehmen  sind bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation auf eine Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater angewiesen. Der Steuerberater kann aufgrund seiner Erfahrung beurteilen, welche im Unternehmen eingesetzten DV-Systeme und Abläufe aus steuerlichen Gründen dokumentiert werden müssen und wie ein ordnungsgemäßer Einsatz aller Verfahren vollständig und richtig zu dokumentieren ist.

Um seiner Verantwortung bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation seinen Mandanten gegenüber gerecht werden zu können, muss der Steuerberater wissen, welche DV-Systeme seine Mandanten einsetzen und wie sie das tun.

Sind auch Papierdokumente von der Verfahrensdokumentation betroffen?

Das Entstehen, die Indizierung, die Verarbeitung, die Aufbewahrung und das Wiederfinden von Papierdokumenten sind in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben, wenn sie als Belege für eine elektronische Bearbeitung dienen. Aufgrund der heute gegebenen Digitalisierung trifft das im Grunde für alle Papierbelege zu.

Welchen Aufwand muss man für eine Verfahrensdokumentation betreiben?

In jedem Unternehmen sind teilweise umfangreiche Verfahrensbeschreibungen vorhanden, wenn auch ungeordnet und teilweise nur mündlich. Hier lohnt sich eine Bestandsaufnahme. Daraus lässt sich ein erster Entwurf erstellen. Da kann anhängig von der Größe des Unternehmens, der Komplexität des Verfahrens und dem Risikokalkül des Umfangs ein Zeitaufwand von einem halben Tag bis zu mehreren Wochen entstehen.

Die Beschaffung von Bedienungshandbüchern, Programmbeschreibungen und Programmierbeschreibungen der eingesetzten IT-Programme sowie deren Einfügung in die Verfahrensdokumentation oder deren Referenzierung erfordern Zeit und manchmal auch Fremdkosten.

Finanzieller Aufwand entsteht dadurch, dass bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation mehrere Parteien zusammenwirken müssen. In kleineren Unternehmen sind dies vor allem der Steuerberater, aber auch der meist externe EDV-Betreuer (zum Beispiel DATEV Systempartner), die beraten, welche Daten und Dokumente für die Verfahrensdokumentation relevant sind. In größeren Unternehmen müssen die Steuerabteilung und die IT-Abteilung kooperieren.

In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation anstelle eigener Ressourcen externe Unterstützung zu engagieren (Unternehmens-, IT-, Steuerberater).

Für wen erstellt man die Verfahrensdokumentation?

In erster Linie für das Finanzamt.

„Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein.“ steht in den GoBD (Randziffer 151).

Wer ist dieser sachverständige Dritte? In einer Verfahrensdokumentation kommen steuerrechtlicher und informationstechnischer Sachverstand zusammen. Das ist der Betriebsprüfer, der gegebenenfalls einen IT-Spezialisten zuzieht.

Wie oft muss man die Verfahrensdokumentation aktualisieren?

Jedes Mal dann, wenn sich an einem Verfahren etwas ändert.

„Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten.“ heißt es in den GoBD (Randziffer 154).

Auch bei kleineren Unternehmen sollte bei relevanten Änderungen eine neue Version der Verfahrensdokumentation erstellt werden. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn ein neues Fakturierprogramm eingesetzt, die Registrierkasse ausgetauscht oder die Aufgabenteilung zwischen Unternehmen und Steuerberater geändert wird.

Wo findet man Informationen zum Thema Verfahrensdokumentation?

Die umfangreichsten und systematischsten Informationen gibt es genau hier in der Verfahrensdokumentation-Community.